毕业答辩:我准备好了!

发布时间:2020-05-13 阅读 385

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编者按: 几年前,我还在使用 Word 作为主要的书写工具。每到 5-6 月份,都要花费很多口舌教学生如何答辩,如何推销自己和自己的论文。重复的事情做多了,难免生厌。于是,写了一份答辩基本要求发给我的几个学生。没想到,这份小东西居然被快速传播。为了不影响我自己的声誉,只好被迫不断完善和修改,变得越来越冗长。这两年开始用 Markdown 写东西,便用 Typora 将此前的 Word 版本转为 Markdown 格式,发现修改起来反而轻快。

今年的情况有点特殊 —— 多数的答辩都在网上进行。隔着屏幕,从小窗里看对方,难免缺少亲切感,老师们或许也更仁慈。答辩方式变了,但本质的东西没有变,好文章仍然能提神,坏文章仍然叫人咬牙切齿。

我在这里针对网络答辩做一些补充说明,其它的内容依旧维持此前的旧版本。

比如,当我们使用「分享屏幕」的方式播放 PPT 时,由于无法使用「肢体语言」,也无法使用「激光笔」,老师们唯一的乐趣似乎就是看你的「鼠标箭头」满屏幕游走 (眼晕)。演示过程中 (多数学校用的都是 Zoom,钉钉或腾讯会议),若能用数位笔或鼠标在屏幕上写写画画/简单标记 (参见 写板书:Word, PPT, PDF 手写批注很轻松https://www.lianxh.cn/blogs/23.html),吸引老师注意力的同时,也增加了答辩的亲和力。不过,切记,鼠标指向某处要干净利落,不要频繁地移动鼠标箭头,也不要在屏幕上不停地画圈圈 (是你太紧张呢?还是担心老师们看不到你的鼠标箭头呢?),因为,至少对我而言,会感觉到「眼晕」。

注意语速语调。由于答辩全程你都基本上看不到老师的表情,所以你需要预先排练几次,然后自己听一下录音,以便了解哪些地方需要加强,哪些地方需要平缓。


1. 引子

又到了繁忙的答辩季。不少学生因为糟糕的答辩陈述而“怀才不遇”,答辩委员们也因为观看枯燥的表演而饱受煎熬。为此,我根据自己的经验写下这篇小文,希望能改善答辩中师生双方的观感。

在正式开始之前,我们可以先了解一下答辩过程中听众和讲者的特点。

A、听众的特点

整个答辩季,多数老师都要参加 3-5 场答辩会,听取数十位甚至几十位同学的答辩陈述。可以想见,在多数论文都乏善可陈的情况下,这项工作难免枯燥,此时,烦躁的情绪极易产生。

一个基本事实是,多数老师(包括我自己)事前都没有足够的时间逐页读完学生的论文,甚至部分老师对你研究的话题不熟悉(找到 3-5 位同领域的老师参加同一场答辩并非易事)。你会发现很多老师在你陈述的同时翻阅论文,他们正试图找出一些问题,以便在提问环节有所表示。

那么,老师通常如何翻阅论文呢?首先,看题目,判断问题的新旧,并猜想你会做哪些事情;其次,看摘要,与刚才的猜想比照;再次,看目录,确认有没有结构上的问题;最后,看模型设定和研究假设,以及一些基本的统计和回归结果的表格。答辩委员通常是 3-5 位,整个答辩过程中通常都会存在非常明显的「锚定效应」,即前两位老师的论调直接影响后续老师的观点。

了解了这些特征以后,很容易预知多数老师们可能提出的问题

  • 你这篇论文的贡献是什么?然后可以逐一驳斥你的研究贡献。这个棘手的问题每个学生基本上都会被问及,具有普遍意义上的杀伤性。

  • 你这篇文章有什么现实意义?

  • 论文的标题好像不合适?这个是经常被问及的问题,一旦质疑成功,问题通常都不小。往往源于论文挂羊头卖狗肉,或作者对问题的界定不清楚,以至于小头戴大帽。

  • XXX 变量为什么这样界定?文献中还有没有别的衡量方法?

  • 从表 4-1 (变量的基本统计量) 来看,XXX 变量和 YYY 变量存在严重的离群值,后续的实证结果可信吗?

  • 有没有做稳健性检验?内生性问题如何处理?

  • 格式问题。参考文献引用不规范;表格跨页;错别字和语言不通顺;……。此类问题貌似不重要,其实杀伤力极高,因为这会让全场的答辩委员觉得你的写作态度不好。

B、讲者的特点

在有限的时间内(如 10 分钟)讲完一篇论文并非易事。无论如何要避免如下两种情形:

  • 语速过快。很多同学试图通过加快语速来达到按时讲完的目的,效果通常都很差。加快语速的代价就是吐字不清和缺乏停顿。这很容易导致听众疲劳和分神,从而产生抵触甚至烦躁情绪。

  • 照屏念稿。不少同学直接把论文中的文字粘贴到 PPT 中,答辩全程背对评委,面壁思过。对此,评委的直观感觉是你对论文内容不熟悉,缺乏自信。屏幕上的文字太多,加之缺乏互动,听众自然就有一种被放弃的感觉,于是礼尚往来,也选择放弃讲者。

C、互动博弈的答辩原则

可以看出,答辩委员关心的无非是如下 4 个问题:What, Why, How, What。

即,你研究了什么问题?为什么要研究这个问题?如何研究的?结论是什么?

答辩本身是一个博弈过程。因此,陈述人的基本原则就是“换位思考”。在做答辩准备时,你可以假想自己是答辩委员,想想他们希望从你的陈述中听到什么?他们会问哪些问题?总之,无论采用何种形式来组织你的答辩陈述资料,最终目的都是为了讲清楚上述 4 个问题。


2. PPT 的制作

现在多数学校的毕业答辩都可以使用 PPT 来呈现了。下面,我先介绍制作 PPT 的一些个人经验;进而谈谈如何进行答辩陈述和回答问题;最后分享一些细节问题。

2.1 准备工作

在制作 PPT 之前,你要先了解清楚游戏规则,最为关键的是答辩的时间限制和答辩委员关心的问题。这在很大程度上决定了 PPT 的结构安排和内容设置。

对于多数人而言,但凡呈现在 PPT 中的内容,都有把它讲出来的冲动。因此,想要在限定的时间内清晰地呈现你的观点,最好的办法就是减少 PPT 的内容。

由于答辩会的听众都是富有经验的老师,因此, PPT 中也无需故弄玄虚的花哨技巧,只需逻辑清晰地呈现“干货”即可。

我的习惯是:

  • 先在纸上或 Word 中写出 PPT 大纲,保证整体思路的顺畅;
  • 然后开始制作 PPT 初稿,基本要求是尽量完整地呈现自己想要讲的所有内容;
  • 继而根据陈述的时间限制,逐步删除次要内容,留下精华部分。

我们知道,同样一份 PPT ,可以在 3 分钟内讲完,亦可在 30 分钟内讲完,关键在于讲者对内容的熟悉程度。因此,你需要非常熟悉自己的论文。在此基础上,为了节省时间,可以把那些自己胸有成竹但又很可能被问及的问题(如论文的贡献等)埋藏起来,留待老师提问,然后轻松作答。

2.2 PPT 的内容

  • (1) PPT 的背景/模板

    尽量使用正式的 PPT 背景或模板。例如,中山大学岭南学院便提供了统一的模板,白底红边,内嵌院徽,简单大方。如果选择其他样式或自己制作的模板,有几个基本的原则:

    • 其一,背景以浅色为宜,白色最佳,衬以黑字 (或深色字体),有利于保证 PPT 的清晰度;
    • 其二,背景图片或 Logo 尽可能小,以免喧宾夺主,尤其是实证分析类型的论文,简单的背景便于呈现图形和表格。
  • (2) 首页/封面页

    主要包括如下几个要素,不可遗漏:

    • 论文题目。长度不超过一行的 60%,太长时应调小字号或设为两行。
    • 演示人姓名。常用的排版方式是全居中;字号约为题目的 1/2。
    • 导师姓名,最好写明职称。
    • 日期。
  • (3) 目录页/导航条
    添加一个导航一条有助于帮助读者理清你的思路。你可以自己做一个导航条,也可以找个带有导航条的 PPT 模板。

  • (4) 核心内容

    • 主要包括引言(研究背景、研究意义、主要结论和创新点)、文献综述、研究假设、研究设计(模型设定、数据来源和变量界定等)、结果及分析和结论。无论陈述的时间多么短,都要讲清楚四个问题:What, Why, How, What,即你研究了什么问题?为什么要研究这个问题?如何研究的?结论是什么?
    • 可以配合使用简图、动画等手段让听众在最短的时间内了解这四个问题。在内容设计上,可以穿插阐明这四个问题。例如,在文献综述部分,你可以直接评述现有文献尚需深入研究的方向,而这恰恰就是你的论文要做的东西;又如,研究假设和结论可- 以同时介绍,同时辅以与前期重要文献的对比分析,以突显论文的特色和创新点;再如,介绍模型设定时,你可以重点说明你的估计方法有何特色,或者是某个变量的设定颇有新意等。
  • (5) 致谢

    • 很多同学在 PPT 的最后一页写上“谢谢聆听!”、“谢谢!欢迎批评指正!”之类的致谢语。“聆听”一词往往让人联想到“聆听教诲”,不太妥当。建议用楷体(比较柔和)显示“谢谢!”二字即可。
  • (6) 其他内容 通常放映到致谢那一页即可停止。但在此页之后,可以进一步放入如下几项内容。

    • 其一,外审意见以及你的回应和修改说明。多数情况下外审专家也是答辩委员成员,对他们的问题进行回应是对评审专家的尊重。

    • 其二,对于答辩委员可能问到的一些问题,你预先准备好应答的 PPT (如关键变量的详细界定和计算方法、 PPT 正文中未能呈现的回归结果、小众计量模型的详细推导和估计方法等),当被问及时轻松作答。

2.3 制作 PPT 的技巧

  • (1) 内容设置和页面布局

    • 总体原则:尽量精炼,12 字真言—“能用图,不用表;能用表,不用字”
    • 数字“1”原则:每张幻灯片 1 个主题、每个小主题占 1 一行;
    • 数字“3”原则:颜色不超过 3 种、层次不超过 3 层、字体不超过 3 种;
    • 数字“7”原则:每张幻灯片最多 7 行;每个小标题最多 7 字;适当留白。
    • 单张幻灯片中的字数以 30-60 个汉字为宜,如果一个问题或概念的内容太多,一张幻灯片放不下时可拆成两张,切忌强行把文字堆积在一张幻灯片上。
  • (2) 字体、字号和颜色

    • 基本原则:清晰易读、不超过 3 种字体、不超过 3 种颜色、用系统字体。

    • 字体。使用规范字体,防止 PPT 在其他系统中因子库缺失而混乱。

    • 中文字体常用的有:宋体、黑体和楷体。宋体严谨、清晰,适合正文;黑体严肃、醒目,适合标题或强调区;楷体柔和,加粗后效果不错。隶书艺术性强,但投影效果差,尽量避免使用。

    • 英文字体常用的有:Arial、Verdana、Times New Roman 和 Euclid。Arial 和 Verdana 字体端庄大方,间距合适,放大后没有毛边现象,宜用作文件标题和正文标题。Times New Roman 适于大段文本,便于阅读。我个人喜欢用 Euclid 字体,能够产生 LaTeX 的排版效果。

    • 此外,慎用粗体和斜体,仅仅在强调时才需使用,否则会降低其效果。

    • 字号。字号的选择需要在“清晰”和“美观”之间做出权衡。大号字体很清晰,但不够精致。有的人建议把最小字号设定为听众中最年长者年龄的一半(如最年长者为 50 岁,则最小字号为 25 磅)。这适用于听众在 50 人以上的大会场。对于毕业答辩而言,通常只有 10-20 人参加,我认为最小字号在 18 磅以上即可,适当增大行距和留白,这有助于提升 PPT 的美观度。

    • 字体的颜色。切忌“五颜六色”,以免分散听众的注意力。研究显示,男性最喜欢且易于记忆的颜色依次为:Violet、Dark blue、Oliver green 和 Yellow;女性依次为:Dark blue、Oliver green、Yellow 和 Red。整体来看,在 PPT 中,使用黑色、深蓝色和墨绿色是非常稳妥的选择。

  • (3) 关于动画

    • 使用动画是为了更为清晰简洁地呈现你的观点,便于引导听众的注意力。
    • 例如,模型设定部分,可以先列出模型,进而通过动画(如透明的小文本框)聚焦到关键变量上,介绍其含义和定义方式。这比用激光笔扫射屏幕的效果好很多。
    • 又如,呈现时证结果时,可以适时弹出半透明的文本框,对关键结果进行解释。动画效果(包括幻灯片切换)不要用超过 3 种,让人感觉不到的动画才是好动画。
  • (4) 数学公式

    • 数学公式尽量不要从正文中截图获取,因为放大后容易模糊不清。
    • 可以使用 Mathtype 输入公式后插入 PPT 中,适当调整大小即可。使用 Mathtype 的另一个好处是,可以为关键变量设定特殊的颜色(如红色、蓝色)。
  • (5) 图形和表格

    • 首先,要保证 PPT 中呈现的图形和表格足够清晰,最后一排的听众能够看清楚。就我的经验,图形和表格中的字体不能小于 18 磅。尽量不要从论文原稿中截图后贴入 PPT ,这类图片放大后会失真。可以直接插入原始图片,调整大小;对于表格,则可以从 Word 文档中选中表格或从 Excel 中插入,调整字号和大小。如此处理后,图片和表格放大后都不会失真。
    • 其次,对于做实证分析的同学而言,有些表格会很长,此时无需在 PPT 中呈现完整的表格,只需截取最重要的结果即可;留出的页面可以用于说明表中关键变量的界定和含义(答辩委员通常没有时间)。需要注意的是, PPT 中呈现的图形和表格一定要标注与正文对应的编号(亦可顺便标注正文页码),以便答辩委员对照翻阅详情。
    • 最后,对于一些需要重点讲解的内容,可以适当添加彩色方框或透明文本框等动画来突出显示。在没有激光笔时,这些处理有助于集中听众的注意力。


3. 答辩陈述

3.1 准备工作

  • 反复练习就是最好的准备工作。
  • 我对学生的要求通常是:准备 5 分钟和 10 分钟两个版本,分别采用排练计时的方式演示给我。这样做的目的在于,5 分钟版本有助于理清陈述的思路;而 10 分钟版本则能够进一步讲解论文中细节,也是多数答辩的时限要求。
  • 更为有效的练习方式是录音-回放。在使用 PPT 讲解时,依次点击“幻灯片放映 à 录制旁白”,然后回放一下自己的讲解过程。你会吃惊地发现,原来自己说了这么多废话、有如此多的口头禅(然后……、嗯……、那……)。其实,克服这些口头禅并非难事,当你对答辩内容非常自信时,这些因为紧张而产生的口头禅会自然消失。反复练习 5-10 遍,能消除多数口头禅,效果会大有不同。

3.2 逻辑清晰

虽然论文写作时会分章节进行,但这只是为了保证论文结构清晰。在答辩陈述时,则需围绕上述四个问题(What, Why, How, What)组织 PPT 的内容和结构,分章陈述反而会破坏思路的连贯性。各部分内容之间加入一些转承会让你的答辩陈述逻辑更加清晰。

3.3 语速与语调

  • 用适中的语速进行陈述。为了在规定时间内讲完,最明智的做法是精简 PPT 的内容,保证逻辑清晰和重点突出。
  • 答辩陈述中要观察听众的反应,适当加入停顿或变换语调,以便重新聚合听众的注意力。这是因为多数人能够连续集中精力的时间都不超过 5 分钟。为了达到这个目的,你在制作 PPT 时,可以适当加入图形和符号来代替文字,通过改变感官体验来调节他们的注意力。

3.4 肢体语言

  • 不要背对听众。有不少同学自始至终都面对着屏幕,除非你的身材非常好,否则这是个很糟糕的做法。
  • 要诚恳地用眼睛交流。用目光照顾每一位评委,不要像个做了错事的孩子,眼顾其他,飘忽不定。
  • 不要把手插到兜里,尤其是只把大拇指插到兜里;不要乱晃;不要双手交叉抱在胸前。


4. 回答问题

虽然答辩中可能被问及各类问题,但半数以上都能预先猜知,及早应对。你可以按照我在“引子”部分列出的问题,将自己假想为答辩委员,预设 10-20 个问题,逐一解答。亦可在指导老师或同门那里模拟演示一遍,拾漏补缺。当答辩委员提出的问题正中下怀时,你会非常放松。除此之外,尚有如下细节需要注意:

  • (1) 稳重 不要急着回答老师的问题。很多同学在回答老师的问题时往往答非所问,原因在于没有听清楚问题。你要等老师问完后,停留 1-2 秒,确认“我可以开始回答了吗?”,然后再开始回答。这期间你可以简要记录老师的问题,并梳理一下回答的思路。有些老师会一次性提出多个问题,中间不停顿,如果你打断他会很不礼貌,但不打断又很容易遗漏部分问题,也很不礼貌。首先要确认的是,老师的问题到底是什么?回答要尽可能简洁,直奔主题,不要兜圈子。

  • (2) 诚实 答辩中经常会遇到棘手的问题。论文写得不好,多数问题都是棘手问题;论文写得好,老师会不自觉的把你当成他的同行,问及一些他正在苦心琢磨的问题。此时,一个基本的原则就是诚实。对于前者,你只能尽力回答,然后就是态度谦卑地争取同情了;对于后者,大胆地说出你的那些看似不成熟的想法,也按同行的标准对待老师,但要说明自己目前只有些想法,略表谦逊。

  • (3) 谦逊 记录老师提出的问题和建议。一来显示出对老师的尊重;二来方便你后续修改时与指导老师讨论。部分老师可能误解你的观点,或者在提问时表现出攻击性,但无论如何,你都要保持平和心态。首先承认可能是因为你在论文或答辩中表述不清晰导致老师误解(退一步海阔天空,有助于缓和气氛),然后用尽可能简洁的语言重述你的观点。最糟糕的情形是遇到一个执拗的老师(他可能已经知道自己错了,但碍于面子不肯承认),你要稍微忍耐一下,随后与自己的指导老师商议。


5. 建议和技巧

5.1 一些建议

  • 一定要穿正装,男生要打领带 (网络答辩时,这个要求似乎不重要了,不过我仍然建议你穿正装,这样才能有发自内心的仪式感和敬畏感。试一下,这两天接听你爸爸的电话时,要很正式地站好,假象他就在你面前,你说话的语气会有明显变化);
  • 消灭错别字,「错别字等于苍蝇」;
  • PPT 分别存储 2003 和 2007+ 两个版本,外加一份 PDF 格式的文档;
  • 带两个 U 盘存储上述文档,同时发送一份到你的邮箱中;
  • 上台答辩时带上你的纸和笔,以便记录老师的问题和建议;

5.2 一些技巧

  • (1) 放映 PPT 的快捷键
    • F5:从第一张 PPT 开始放映;
    • Shift+F5:从当前幻灯片开始放映;
    • 排练计时:依次单击幻灯片放映排练计时
    • Esc:结束放映;
  • (2) 快速调节文字大小 在编辑 PPT 时,经常要放大或缩小文字,通常可以通过选择字号来实现。更简洁的方法是:选中文字后,若需放大,按 ctrl+];若需缩小,按 ctrl+[
  • (3) 保存特殊字体
    若出于美观考虑而在 PPT 中嵌入了特殊字体,为防止在答辩现场无法正常放映,可以执行如下操作:
    1. 单击 文件另存为,在对话框中点击 工具 按钮,
    2. 在下拉菜单中选择 保存选项
    3. 在弹出其对话框中选中 嵌入 TrueType 字体 项,
    4. 然后根据需要选择 只嵌入所用字符嵌入所有字符 项,
    5. 最后点击 确定 按钮保存该文件即可。


6. 结语

在我个人看来,在一个好的答辩陈述中, PPT 和语言表达能力的作用仅限于锦上添花,论文中 干货 的分量才是决定性的。
因此,要从论文的源头(选题、研究设计等)着手,这个问题日后有机会再另文探讨。在论文已经完成的前提下,想要做好答辩陈述,只有一个方法:反复练习

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